Qu'est-ce qu'un système d'information comptable et que lui apportent les technologies numériques ?

Le système d'information comptable (SIC) de l'entreprise est un ensemble de règles, de procédures, de méthodes et de techniques ayant pour but d'organiser, de gérer et de contrôler la production d'informations comptables. Les écritures comptables, qui reflètent l'activité de l'entreprise à travers les flux physiques et monétaires, sont réalisées en partie double. Le comptable utilise la codification du plan comptable général (PCG) pour les différentes écritures.
L'émergence des technologies numériques a profondément modifié le SIC : progiciel de gestion intégré, dématérialisation des documents, systèmes de sécurité des traitements et techniques de sauvegarde.

1. L'enregistrement en partie double et les comptes de l'entreprise

1.1. Les pièces justificatives comptables

Une pièce justificative comptable est un document qui constate la réalisation d'une opération économique venant modifier la valeur du patrimoine et entraîne un enregistrement comptable. Elle peut provenir d'un tiers (une facture fournisseur, le chèque d'un client, etc.) ou être élaborée par l'entreprise (une facture de vente ou un bulletin de paie par exemple).

1.2. La notion de flux

Toutes les pièces justificatives comptables représentent des opérations effectuées entre une entreprise et un partenaire et doivent donner lieu à la naissance de ﬂux. Ces opérations peuvent concerner des biens ou des services (flux réel), des flux financiers ou d'engagement de paiement (flux monétaire). Chaque opération comptable est à l'origine de flux entrants et sortants de même valeur mais de sens contraire : on parle de « partie double ».

1.3. Le compte

Le compte est un objet de stockage qui récapitule les destinations et origines des différentes informations (flux entrants et sortants) et qui permet d'élaborer les différents documents comptables.
Le compte enregistre à gauche la destination du flux, on parle alors en comptabilité de débit.
Le compte enregistre à droite l'origine du flux, on parle alors en comptabilité de crédit.

1.4 L'organisation des comptes

Le plan comptable général (PCG), édicté par l'autorité des normes comptables, codifie l'activité de l'entreprise en 7 classes de comptes :

• Les comptes de classe 1 forment les comptes de capitaux (exemple : compte 101 Capital).

• Les comptes de classe 2 forment les comptes d'immobilisations (exemple : compte 2154 Matériel industriel).

• Les comptes de classe 3 forment les comptes de stocks (exemple : compte 31 Stock de matières premières).

• Les comptes de classe 4 forment les comptes de tiers (exemple : compte 401 Fournisseurs et 411 Clients).

• Les comptes de classe 5 forment les comptes de trésorerie (exemple : compte 512 Banque).

• Les comptes de classe 6 forment les comptes de charges (exemple : compte 607 Achat de marchandises).

• Les comptes de classe 7 forment les comptes de produits (exemple : compte 707 Vente de marchandises).

1.5. Le plan comptable adapté à l'organisation de l'entreprise

L'utilisation de la codification du PCG est obligatoire pour enregistrer les écritures comptables. Néanmoins, il peut être adapté en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise et de son activité. L'entreprise peut souhaiter, par exemple, détailler les comptes de tiers de l'entreprise (essentiellement les comptes clients et fournisseurs) pour les suivre de façon individuelle.

Exemple : Le compte 411 Clients peut être détaillé, on aura alors un sous-compte pour chaque client grâce à l'utilisation d'un suffixe accolé au compte 411. Par exemple : 411Dupuis, 411Durand, 411Dupont. Cette même méthode est utilisée pour les différents comptes fournisseurs.

2. L'articulation des documents comptables

2.1. Le journal

Le journal décrit de façon exhaustive et chronologique l'ensemble des opérations réalisées par l'entreprise. Il constitue en cela une obligation légale avec un formalisme imposé.

Date de l'opération	Débit	Crédit
Intitulé du compte au débit	Montant débit
Intitulé du compte au crédit		Montant crédit
Libellé de l'opération

Le journal enregistre en partie double chaque opération (destination, origine), il est donc obligatoire que les montants totaux au débit et au crédit soient identiques (débit et crédit équilibrés).

2.2. Le grand livre

Il permet de retracer l'ensemble des mouvements de chaque compte par ordre chronologique et de faire apparaître son solde débiteur, créditeur ou nul à la date choisie.

2.3. La balance

Elle reprend pour chaque compte et à la date choisie le solde du grand livre. Elle permet d'alimenter ensuite les documents de synthèse (le bilan et le compte de résultat).

2.4 Les documents de synthèse

Les documents de synthèse récapitulent :

• Les éléments de patrimoine de l'entreprise à une date donnée : il s'agit du bilan (reprise des soldes des comptes 1 à 5 de la balance) ;

• Les éléments de l'activité de l'entreprise à une date donnée : il s'agit du compte de résultat (reprise des soldes des comptes 6 et 7 de la balance).

Le compte de résultat permet d'obtenir le résultat de l'entreprise (ensemble des comptes de classe 7 – ensemble des comptes de classe 6).
Si le total des comptes de classe 7 est supérieur à celui des comptes de classe 6, le résultat est un bénéfice ; si le total des comptes de classe 6 est supérieur à celui des comptes de classe 7, le résultat est une perte.
Le total du compte de résultat est ensuite reporté au bilan.
Chaque écriture comptable va donc avoir une incidence sur les documents de synthèse, à savoir :

• le bilan : si les écritures comptables sont issues des comptes de classe 1 à 5 ;

• le compte de résultat : si les écritures comptables sont issues des comptes de classe 6 et 7.

3. Le rôle du PGI

Le progiciel de gestion intégrée (PGI) permet de répondre aux besoins d'automatisation et d'intégration du système d'information financière. Plutôt qu'un logiciel pour chaque service, ce qui nécessiterait des exports ou une ressaisie des données, le PGI regroupe l'ensemble des modules nécessaires au travail de tous les services de l'entreprise (module ressources humaines, module comptabilité, modules tiers avec les clients pour la partie commerciale et les fournisseurs pour la partie approvisionnement) au sein d'une base de données unique accessible à tous, qui permet :

• de gagner du temps puisqu'elle évite la ressaisie des informations au niveau de chaque service ;

• d'éviter les erreurs car elle multiplie les contrôles.

Le PGI permet également de produire les états relatifs aux différents travaux, que ce soit :

• au quotidien (extrait de grand livre, lettrage, balance partielle) ;

• en fin de période (balance définitive et documents de synthèse : bilan, compte de résultat et annexes).

Le PGI autorise enfin la réalisation de missions :

• de contrôle (lettrage, état de rapprochement) ;

• d'analyse (états personnalisés sur le résultat par produit, par catégorie de clients).

4. La sécurité de l'information

4.1. Les techniques de sauvegarde

Les sauvegardes de données comptables peuvent se réaliser :

• automatiquement et intégralement en fin de journée ;

• manuellement, en fonction de l'exécution de travaux réalisés.

La sauvegarde n'est pas définitive tant qu'elle n'a pas été validée. Il est possible de réaliser une sauvegarde intermédiaire et réversible avant la validation définitive obligatoire (par exemple, sous forme de « brouillard » en comptabilité).
Les supports de sauvegarde sont divers (disques durs, serveurs, etc.) et un serveur peut être dédié exclusivement à cette opération. Les sauvegardes ont l'intérêt de pouvoir être réinjectées dans le système d'information en cas de panne.
De plus en plus, les entreprises sauvegardent leurs données en ligne grâce à un hébergement sur le cloud.

4.2. Apports technologiques de la sécurité des traitements

Les logiciels pare-feu et antivirus évitent les intrusions malveillantes et la détérioration des données sur le système informatique de l'entreprise. Les risques de perte de données sont nombreux : défaillances matérielles, incendie, dégâts des eaux, vol du matériel informatique, rançongiciels, etc. Les traitements informatisés doivent donc bénéficier de systèmes de sécurité renforcés.

À retenir

Le compte récapitule dans un journal et sur une même écriture une information comptable (des flux), il fonctionne en partie double et doit toujours être équilibré (montant débit = montant crédit).
Le PCG codifie l'information comptable : les comptes 1 à 5 agissent sur le patrimoine de l'entreprise, appelé « bilan », et les comptes 6 et 7 décrivent l'activité de l'entreprise et permettent de calculer le résultat de l'entreprise (bénéfice ou perte) grâce à l'élaboration du compte de résultat. Le PCG obéit à des normes comptables mais peut être adapté au contexte et aux besoins de l'entreprise.
À partir des enregistrements comptables, le PGI réalise automatiquement le grand livre (détail de chaque compte) et la balance (solde de chaque compte) et permet d'élaborer les documents de synthèse (bilan et compte de résultat). Le PGI, grâce à sa base de données unique, est l'outil indispensable qui répond aux besoins croissants d'intégration et d'automatisation du système d'information. Il permet un gain de temps et évite les ressaisies, synonymes d'erreurs potentielles. La pratique de sauvegardes régulières des données comptables, dans un cadre sécurisé, fiabilise l'ensemble de l'organisation et évite la perte de données.